Какие сотрудники входят в среднесписочную численность. Как рассчитать среднесписочную численность работников: формулы, примеры

Расчет списочной численности сотрудников предприятия является одним из важных отчетов, который подается в государственные органы. Это составление статистических данных, ведение учета и тому подобные элементы, зачастую не особо понятные простому человеку. В любом случае выполнять требования законов необходимо, иначе с ним будут проблемы. Следует помнить, что важен не только сам факт подачи документа, но и правильность его заполнения, своевременность, отражение всех изменений и строгое соответствие установленным нормам.

Определение

Это количество всех рабочих какой-либо отдельной организации. Сюда входят все, включая и тех, которые работают в разных подразделениях, иных структурных единицах, выполняют свою работу в домашних условиях, приняты только на определенное время (сезон) и так далее. Абсолютно все указываются как целые числа. К примеру, даже того человека, который работает только на протяжении одного сезона, а не всего года, списочная численность предприятия будет учитывать как единицу, а не в виде 0,25. Исключение составляют те категории сотрудников, которые совмещают работу, не имеют трудового договора, или же группы лиц, работающие на основании гражданского договора.

Базовые положения

Составляться списочная численность рабочих обязана абсолютно любым предприятием, у которого есть свой собственный баланс. Оно также должно однозначно относиться к юридическим лицам. Вся информация о различных подразделениях, бригадах, лабораториях и тому подобных структурах, которые находятся в составе компании, также подаются по тем же принципам. Нужно помнить, что даже если фактически отдел не входит в состав фирмы, но формально к ней относится, он обязан фигурировать в общем отчете. Исключение составляют те подразделения, у которых есть свой баланс. Тут уже, по желанию главной структуры, они могут как предоставлять нужную информацию в центральный офис, так и передавать ее самостоятельно в территориальные органы статистики.

Процесс составления отчета разбивается по срокам. Есть месячные, квартальные и годовые разновидности. В каждом из них следует строго придерживаться того правила, что промежуток времени начинается с самого первого числа периода (даже если это выходной, праздник и так далее) и заканчивается также последней датой. К примеру, в разрезе года это будет с 1 января и по 31 декабря без каких-либо исключений. Необходимо строго придерживаться сроков сдачи документов, так как в противном случае может появиться ошибка и будет наложен штраф.

Ответственность

Как и в ситуации с абсолютно любым отчетом, который отправляется в государственные органы, при составлении этого документа всегда нужно учитывать ответственность ключевых фигур компании. Это распространенная практика, направленная на максимальную точность информации, которая предоставляется в отчете. Так, основными виновниками в случае обнаружения несоответствия становятся главный бухгалтер и руководитель отдела (структуры, подразделения и так далее). Составленная сотрудником списочная численность - это, безусловно, важный документ, и он должен быть перепроверен ответственными лицами.

Требования к отчету

В обязательном порядке документ для подачи в государственные органы должен составляться по строго установленной форме. Их существует огромное количество разновидностей, и для каждой отдельной ситуации можно подобрать идеально подходящую. Только так можно будет точно и правильно высчитать численность просто необходимо для ведения документооборота в установленном законодательством порядке. Следует помнить, что любые пометки в табеле допускается осуществлять исключительно на основании оригиналов документов. К примеру, в том случае, если сотрудник заболел, нельзя вносить изменения без больничного или используя его копию.

Ещё один важный элемент, который известен не всем, но может очень значительно повлиять на конечные цифры в отчете, — передача отделов или сотрудников между компаниями. В такой ситуации следует убирать человека (или подразделение) из документа только в следующий период. Внесение производится аналогичным образом. Следующим моментом, который также заслуживает внимания, является ошибка. Если она была допущена и своевременно обнаружена, потребуется внести изменения и в тот отчет, в котором проблема возникла, и во все последующие, где фигурировали цифры из неправильного документа.

Списочная численность

В данную категорию входят абсолютно все сотрудники, вне зависимости от того, на какой срок они были взяты на работу, даже если этот промежуток времени составляет всего один день. Правильно составленная численность - это залог успешной сдачи отчетности без проблем и ошибок. Нужно учитывать и тех рабочих, которые по каким-либо причинам не присутствуют на предприятии в определенный период времени.

Учитывая число людей, которые обязаны входить в отчет, и тех, кто в нем не указывается, проще перечислить именно вторых. Так, не должны фигурировать в документе все, кто не состоит в штате, работает по совместительству или в соответствии с определенным договором, который данное физическое лицо заключило с той или иной государственной организацией. Сотрудники, которые фактически относятся к данной компании, но на данный момент работают на другой фирме, при условии что зарплату по основному месту они не получают, также не учитываются.

Отдельно следует сказать об учащихся. Списочная численность - это документ о тех, кто работает на данный момент, но не о тех, кто проходит подготовку. То есть все потенциальные сотрудники, которые на момент составления отчета обучаются, стажируются или другим образом получают нужный опыт, в отчет не вносятся. Как только они полноценно и официально будут приняты на работу, вот только тогда отметка о них появится в соответствующем документе. И последняя группа людей, которую не нужно отражать в отчете, — уволившиеся. Независимо от того, каким образом это произошло, с даты прекращения работы бывший сотрудник автоматически убирается из списка.

Среднесписочная численность

Этот показатель несколько отличается от всего, указанного выше. Средняя списочная численность работников используется для того, чтобы вычислить производительность труда, среднюю заработную плату, текучку, постоянство, коэффициент оборота и тому подобное. Все это сделать при помощи стандартной численности не представляется возможным, так как она берется в расчете за конкретную дату. В данном случае расчет производится за определенный период.

Далее рассмотрим, как определяется средняя списочная численность. Формула тут относительно простая, но ее нужно понять. Итак, первое что нужно — правильно определить количество дней. Их будет 30 или 31, в зависимости от месяца (в варианте февраля — 29 или 28). Обязательно нужно включать в расчет любые праздничные и выходные дни. Теперь берем количество работников и делим его на полученное в предыдущем пункте число. Важно учитывать, что количество сотрудников в выходные дни будет идентичным той же численности за предыдущий рабочий день. К примеру, в пятницу было 30 работников. В качестве расчета за субботу тоже нужно брать те же 30 человек. Аналогичная ситуация будет и в том случае, если выходных дней 2 и больше. То есть в воскресенье тоже будет 30 рабочих. Очень важно правильно выбрать всех тех сотрудников, которые включаются в этот перечень, так как они отличаются от того, что требует указывать обычная списочная численность. Это требует особого внимания, ведь на данном этапе и возникает большая часть ошибок.

Сотрудники в среднесписочной численности

Не входят в перечень такие работники, которые находятся в декрете или отпуске по усыновлению ребенка. Дополнительный отпуск по уходу за малышом также не учитывается. Если сотрудник был командирован на стройку, монтаж, выполнение наладочных работ или уборку урожая, вне зависимости от того, платят ли ему за это деньги по основному месту службы, то он также не должен фигурировать в этом списке. Следует помнить, что его нужно включать в перечень тому предприятию, куда он был отправлен. Ещё одной категорией работников, которые также не должны фигурировать в списке, являются инвалиды ВОВ. Отдельно следует сказать о тех сотрудниках, которые работают не на полную ставку. Их нужно рассчитывать именно по тому времени, которое было отработано фактически. Но вот те, кто работает по полной программе, но при этом выполняют свои обязанности на дому, все равно вписываются как полноценные единицы.

Ещё более оригинальным образом вычисляется количество сотрудников, которые трудятся по договору с государством. При такой ситуации важно точно и правильно определить, какова будет их средняя списочная численность. Формула в этом случае будет такова: ФЗ/СЗП=ССЧ. Где СЗП — это средняя заработная плата одного сотрудника. ФЗ — фонд заработной платы всех лиц, занятых по договору с государственными органами. А ССЧ — среднесписочная численность. То есть, если в общем все такие работники получили 100 000 рублей, а заработная плата одного сотрудника составляет 20 000 рублей, то число будет равно 100000/20000=5. И неважно, что на самом деле их трудилось 10 или 2.

Категории

Все сотрудники компании разделяются на две основные группы по типу занятости. Это ещё один важный параметр, который требуется для того, чтобы правильно произвести расчет списочной численности. Одной категорией являются рабочие, а другой — служащие. Первых в разы больше, чем вторых. Так что есть смысл указать именно тех, которых меньше, а все остальные автоматически будут попадать в категорию рабочих. Так, к служащим относятся все руководители (как всего предприятия, так и отдельных его подразделений). Сюда же попадают главные бухгалтера, инженеры, экономисты, редакторы, научные сотрудники, электрики и так далее. Это лица, подпадающие под код категории 1 (все служащие также делятся дополнительно на 3 группы по кодам). Обычные инженеры, бухгалтера, механики, техники и так далее уже идут под кодом 2, а секретари, табельщики, учетчики и тому подобные лица — 3 категория. Все указанные данные нужны для того, чтобы правильно была оформлена списочная численность работников предприятия. Это не настолько важный элемент, однако при неверном заполнении также будет считаться ошибкой.

Оформление и увольнение

Помимо всех прочих параметров, в отчете подразумевается разделение по показателям прибытия и убытия. То есть приема на работу и увольнения с нее. При этом учитываются они несколько разным образом. Если прибытие расписывается по тому источнику, откуда появился новый сотрудник, то убытие определяется по типу увольнения. Только точно понимая данный момент, можно правильно оформить отчет и определить численность работников списочного состава. Это может показаться достаточно сложным, но для простоты восприятия ниже приведем условную таблицу.

Нужно понимать, что и тут есть определенные исключения, которые также должны учитываться. Без них не получится правильная списочная численность работников. Это, в свою очередь, может привести к появлению ошибок, штрафам и так далее. Так, все лица, которые ранее были заняты в неосновной деятельности, а потом были переведены на основную, в данный перечень как вновь прибывшие не включаются. А вот те, кто раньше были служащим, а потом стали рабочими, указываются в отдельной графе. Аналогичная ситуация и с убытием. Кроме того, нужно учитывать, что все прогулы, даже ещё не уволенного работника, также указываются в специальном пункте.

Явочная и списочная численность

Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников - это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.

Итоги

Все перечисленное выше поможет составить статистический отчет максимально правильно и эффективно. Как правило, на большинстве предприятий все процессы давно отработаны и движения рабочих, которые могли бы вызывать затруднения при оформлении документа, также уже привычны. В любом случае, если есть спорный вопрос или возникает ситуация, ранее не встречавшаяся, лучше всего заранее изучить проблему и уточнить данные, чем сделать ошибку.

При расчете численности работников следует руководствоваться постановлением Росстата от 20.11.2006 № 69 (далее — постановление № 69). В нем подробно изложен порядок определения списочной численности состава организации и общей численности всех сотрудников, включая внешних совместителей и тех, кто трудится по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочная численность

В основном бухгалтер рассчитывает среднесписочную численность работников. Например, в одном из вариантов расчета доли прибыли, приходящейся на обособленные подразделения, нужно определить удельный вес среднесписочной численности работников (ст. 288 НК РФ). Этот показатель используется также в главах 21 «Налог на добавленную стоимость» (ст. 149 НК РФ), 24 «Единый социальный налог» (ст. 239 НК РФ) и т. д.

Кроме того, возможность сдавать налоговую отчетность в бумажном виде предоставляется исходя из данного критерия. Это определено в статье 80 Кодекса. Напомним, что в 2007 году такое право имеют налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за 2006 год не превышала 250 человек. Это установлено в пункте 6 Федерального закона от 30.12.2006 № 268-ФЗ. С 1 января 2008 года ограничение составит 100 человек. Остальные налогоплательщики должны сдавать налоговые декларации в электронном виде, если иной порядок представления информации, составляющей государственную тайну, не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

Ежедневный подсчет работников

Среднесписочная численность работников за период рассчитывается исходя из списочной численности за каждый календарный день по данным табеля учета рабочего времени. (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».)

В списочную численность работников за каждый календарный день включаются работники, с которыми заключен трудовой договор и которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и более, в частности работающие собственники организации. В списочной численности работников за каждый день учитываются фактически работающие и отсутствующие на работе по какой-либо причине. Это предусмотрено в пункте 88 постановления № 69. Иначе говоря, работник, находящийся в отпуске или командировке, включается в состав списочной численности за эти дни. Работники, в том числе занятые неполный рабочий день, включаются в списочную численность как целая единица. Те, кто в одной организации получают более одной ставки или оформлены как внутренние совместители, также учитываются в списочной численности как один человек (целая единица).

Работники, которые не принимаются во внимание при расчете, перечислены в пункте 89 постановления № 69. Это внешние совместители, сотрудники, выполняющие работу по договору подряда, и т. д.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший с ней договор гражданско-правового характера, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы.

На 31 октября 2007 года в организации числятся работники, с которыми заключен трудовой договор:

— на полный рабочий день — 150 человек. Из них на данный момент 10 человек находятся на больничном, 3 человека направлены в образовательные учреждения для повышения квалификации с отрывом от производства и получают стипендию за счет средств организации, 1 человек совершил прогул;
— на неполный рабочий день — 40 человек;
— надомники — 2 человека.

По договорам подряда трудятся 14 человек. В организации имеется единственный собственник (учредитель), не являющийся ее работником.

Списочная численность на 31 октября 2007 года составит 189 чел. (150 чел. - 3 чел. + 40 чел. + 2 чел.). Работники, направленные на обучение, в данном случае не учитываются (подп. «д» п. 89 постановления № 69).

Обратите внимание: списочная численность работников определяется за каждый календарный день месяца, включая нерабочие праздничные и выходные дни.

Расчет за период

Среднесписочная численность рассчитывается за период. Чтобы определить среднесписочную численность работников за месяц, нужно сначала сложить данные списочной численности за каждый календарный день месяца, а затем полученную сумму разделить на число календарных дней месяца. Например, за октябрь суммируется списочная численность с 1-го по 31-е число, включая выходные дни. Результат делится на 31. Численность показывается в целых единицах.

— женщины, которые находились в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
— работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, некоторые категории работников учитываются в расчете среднесписочной численности в особом порядке.

Так, лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Сотрудники списочного состава, которые работают по трудовым договорам неполный рабочий день, на неполной ставке включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. Расчет может осуществляться двумя способами.

Способ 1. Сначала исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками. Для этого число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели (табл. 1).

Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Отработанные человеко-дни следует разделить на число рабочих дней в данном месяце.

Способ 2 (упрощенный). Работники учитываются за каждый рабочий день пропорционально отработанному времени. Полученная величина умножается на число отработанных ими дней и делится на количество рабочих дней в месяце.

В организации, где установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя, числится три сотрудника, занятых неполное рабочее время (табл. 2.).

Таблица 1. Продолжительность рабочего дня

Таблица 2. Время, отработанное сотрудниками в неполные рабочие дни в октябре 2007 года

Рассчитаем среднесписочную численность работников за месяц двумя способами.

Способ 1. За месяц сотрудники отработали в сумме 230 чел.-ч (16 чел.-ч + 76 чел.-ч + 138 чел.-ч). Общее количество — 28,75 чел.-дн. (230 чел.-ч: 8 ч). Средняя численность работников за октябрь равна 1,25 чел. (28,75 чел.-дн. : 23 дн.), где 23 дня — количество рабочих дней в октябре. В целых единицах — 1 человек.

Способ 2. За каждый рабочий день данные сотрудники учитываются следующим образом: А.Н. Иванов как 0,25 чел. (2 ч: 8 ч), В.И. Петров — 0,5 чел. (4 ч: 8 ч), К.Б. Сидоров — 0,75 чел. (6 ч: 8 ч). Затем рассчитываются человеко-дни за месяц: А.Н. Иванов — 2 чел.-дн. (0,25 чел. х 8 дн.), В.И. Петров — 9,5 чел.-дн. (0,5 чел. х 19 дн.), К.Б. Сидоров — 17,25 чел.-дн. (0,75 чел. х 23 дн.).

Средняя численность в целых единицах составит 1 чел. [(2 чел. + 9,5 чел. + 17,25 чел.) : 23 дн.].

Как видим, результат при расчете любым способом одинаков.

Если сотрудники с неполной занятостью отсутствовали на работе (из-за болезни, были в отпуске и т. д.) в рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Обратите внимание: к рассматриваемой группе не относятся отдельные категории работников, которым по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего времени. Это, например, работники в возрасте до 18 лет, работники, занятые на работах с вредными условиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка, женщины, работающие в сельской местности, инвалиды I и II групп, а также лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работников). Такие работники учитываются как целая единица.

В ООО «Гамма» по трудовым договорам работают следующие сотрудники:

— полный рабочий день (при 40-часовой пятидневной рабочей неделе) — 10 человек, из них 1 человек с 1 по 14 октября в соответствии с законодательством находился в учебном отпуске без сохранения заработной платы;
— на 0,5 оклада (по 4 часа в день) — 1 человек;
— с сокращенной продолжительностью рабочего времени — инвалид I группы (35 часов в неделю).

Всего в организации числится 12 человек.

В списочную численность за каждый календарный день включаются все сотрудники. При расчете среднесписочной численности с 1 по 14 октября исключается работник, находившийся в учебном отпуске. Сотрудник, которому по законодательству положена сокращенная продолжительность рабочего дня, учитывается для данного показателя как целая единица. Для работника, занятого неполный рабочий день, расчет производится отдельно: 4 ч х 23 дн. : 8 дн. : 23 дн. = = 0,5 чел., где 23 дня — количество рабочих дней в месяце. Учет численности за октябрь 2007 года приведен в табл. 3.

Таким образом, с 1 по 14 октября включительно в среднесписочную численность включается по 10,5 человека, а с 15 по 31 октября — 11,5 человека. Общая сумма составляет 342,5 чел. (10,5 чел. х 14 дн. + 11,5 чел. х 17 дн.). Среднесписочная численность за месяц в целых единицах — 11 чел. (342,5 чел. : 31 дн.), где 31 день — количество календарных дней в октябре.

Таблица 3. Среднесписочная численность работников за октябрь 2007 года

Дата	Списочная численность	В том числе работники		Численность работников с неполной занятостью для расчета среднесписочной численности	Подлежит включению в среднесписочную численность (гр. 2 - гр. 3 - гр. 4 + гр. 5)
Дата	Списочная численность	с неполной занятостью	не включаемые в среднесписочную численность

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на 3. Аналогично производится расчет за любой период в году.

Допустим, в организации необходимо определить среднесписочную численность работников за 9 месяцев 2007 года. Среднесписочная численность за каждый месяц этого периода приведена в табл. 4.

Среднесписочная численность работников данной организации за 9 месяцев 2007 года составит 177 чел. (1594 чел. : 9 мес.).

Таблица 4. Среднесписочная численность работников по месяцам

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы этого года и деления полученной суммы на 12.

Организация работает неполный период

Расчет среднесписочной численности работников в организациях, вновь созданных или имеющих сезонный характер работы, производится в аналогичном порядке.

ООО «Альфа» зарегистрировано 25 сентября 2007 года. В табл. 5 приведены данные списочной численности работников с 25 по 30 сентября. Допустим, все работники списочной численности включаются в расчет среднесписочной численности.

При определении среднесписочной численности за сентябрь необходимо полученную сумму разделить на общее число календарных дней в месяце, то есть на 30, независимо от того, сколько дней работала фирма. Среднесписочная численность работников за сентябрь составит 5 чел. (148 чел. : 30 дн.).

Среднесписочная численность за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3.

Воспользуемся условием предыдущего примера и рассчитаем среднесписочную численность за III квартал 2007 года. Она составит 2 чел. (5 чел. : 3 мес.).

Чтобы определить показатель за 2007 год, следует сложить данные за все месяцы работы организации и разделить полученную сумму на 12. Предположим, среднесписочная численность работников ООО «Альфа» составляла в октябре 52 человека, в ноябре — 60 человек, в декабре — 66 человек. Таким образом, среднесписочная численность за год равна 15 чел. [(5 чел. + 52 чел. + 60 чел. + 66 чел.) : 12 мес.].

Средняя численность работников

В некоторых случаях необходимо рассчитать не среднесписочную, а среднюю численность работников. Ограничение по данному показателю установлено для организаций, имеющих право применять упрощенную систему налогообложения (п. 3 ст. 346.12 НК РФ). При расчете единого налога на вмененный доход для некоторых видов деятельности в качестве физического показателя используется количество работников, которое определяется как средняя за каждый календарный месяц численность работающих в организации или у индивидуального предпринимателя (ст. 346.27 НК РФ). Кроме того, одним из критериев отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства является именно средняя численность работников. Ограничения по данному показателю установлены статьей 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В среднюю численность работников включается (п. 86 постановления № 69):

— среднесписочная численность работников;
— средняя численность внешних совместителей;
— средняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Напомним, что внешнее совместительство — это выполнение работником регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у другого работодателя. В трудовом договоре обязательно указывается, что сотрудник работает по совместительству (ст. 282 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени при совместительстве не превышает 4 часов в день. В те дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (или другого учетного периода) продолжительность рабочего времени не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Так сказано в статье 284 Трудового кодекса.

Средняя численность внешних совместителей определяется в том же порядке, что и численность работников, занятых неполное рабочее время.

Расчет средней численности лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, аналогичен расчету среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день. В расчете не учитываются:

— индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор и получили вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;
— лица несписочного состава, не заключившие с организацией договоров гражданско-правового характера.

ЗАО «Омега» заключило следующие договоры подряда:

— с работником организации с 8 по 12 октября 2007 года;
— двумя гражданами, не являющимися работниками организации, с 1 по 12 октября и с 8 по 25 октября;
— индивидуальным предпринимателем с 1 по 31 октября.

Работник организации учитывается только в составе среднесписочной численности, индивидуальный предприниматель также не включается в расчет средней численности по договорам гражданско-правового характера.

Таблица 6. Средняя численность работников организации за каждый месяц 2007 года

Месяц	Среднесписочная численность, чел.	Средняя численность, чел.
Месяц	Среднесписочная численность, чел.	внешних совместителей	работающих по гражданско-правовым договорам



За I квартал



За II квартал
За полугодие


Сентябрь
За III квартал
За 9 месяцев



За IV квартал

Таким образом, с 1 по 7 октября и с 15 по 25 октября численность за каждый календарный день составляла 1 человек, с 8 по 12 октября — 2 человека, 13 и 14 октября — 2 человека (в выходные дни численность принимается равной предыдущему рабочему дню), с 26 по 31 октября — 0.

Суммарная численность за месяц — 32 человека.
Средняя численность за месяц составляет 1 чел. (32 чел. : 31 дн.).

Чтобы определить среднюю численность за период, необходимо просуммировать данные по каждому месяцу этого периода и разделить полученную сумму на количество месяцев.

В заключение рассчитаем среднюю численность всех работников организации за период и заполним отчетную форму, которую нужно представить в налоговую инспекцию.

ООО «Дельта» с 2007 года перешло на упрощенную систему налогообложения. В период применения этого спецрежима средняя численность работников фирмы за налоговый (отчетный) период не должна превышать 100 человек.

Данные о численности работников организации приведены в табл. 6.

По итогам I квартала 2007 года средняя численность составила 92 чел. [(262 чел. + 13 чел.) : 3мес.], за полугодие — 98 чел. [(517 чел. + 20 чел. + 50 чел.) : : 6 мес.], за 9 месяцев — 98 чел. [(776 чел. + 22 чел. + + 81 чел.) : 9мес.], за год — 101 чел. [(1065 чел. + 44 чел. + 106 чел.) : 12 мес.]. Фирма утрачивает право применять упрощенную систему налогообложения с октября 2007 года и с IV квартала обязана рассчитывать налоги по общей системе.

Организации до 20 января 2008 года необходимо подать сведения о среднесписочной численности за 2007 год по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Данный показатель составляет 89 чел. (1065 чел. : 12 мес.). Следовательно, в 2008 году организация вправе сдавать отчетность в налоговые органы на бумажных носителях. Основание — пункт 3 статьи 80 НК РФ.

Сведения, необходимые для заполнения формы, приведены в табл. 7.

Таблица 7 . Данные для заполнения формы

Необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы — индивидуальный предприниматель или организация, в которой официально трудятся больше 100 человек, вы не можете сдавать декларации на бумаге и применять «упрощенку» или единый налог на вмененный доход.

У формы отчетности РСВ-1 иное ограничение: ее нельзя сдавать на бумажном носителе, если в компании среднесписочная численность превышает 25 человек включительно.

Само значение ССЧ может быть регламентировано. Так, у ИПшников на патенте среднесписочная численность не может превышать 15 человек, вне зависимости от вида их деятельности.

Бухгалтер встречается с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.

Итак, ССЧ и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.

Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:

среднесписочную численность работников;
среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
среднюю численность работников, работавших по договорам ГПХ .

Чаще всего используется и вызывает большое количество вопросов расчет ССЧ за конкретный период времени. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за период в несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:

Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне». В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 80 Указаний), и внешние совместители. Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном). В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого.
Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.
Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику (расчет выполняется отдельно, см. ниже).
Полученный результат нужно округлить.

Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.

Для расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом.

Расчет средней численности работников с неполным рабочим днем выполняется так:

1. Определяется сумма отработанных дней по каждому работнику отдельно:

Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня

При этом за дни отпуска, болезни, неявок (приходящихся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.

2. Определяется за отчетный месяц средняя численность работников, которые заняты не полностью:

ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.

СЧ работников (включая граждан иных государств), работавших и оказывавших услуги согласно договорам ГПХ, за месяц исчисляется по методу определения ССЧ. Эти работники не учитываются в ССЧ, но учитываются в средней численности. Подобные работники учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.

СЧ работников, которые используют внешнее совместительство, считается согласно порядку определения СЧ лиц, работавших неполное рабочее время.

ССЧ в отчете по форме ССЧ

Этот отчет совсем простой, содержит только общее значение ССЧ, рассчитанное в соответствии с Указаниями .

ССЧ в отчете 4-ФСС

С начала 2016 года в форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. В поле «из них женщин» — ССЧ, рассчитанная только по женщинам. При этом те, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком в этом списке не учитываются. Эта схема отличается от той, что применялась в 2015 году.

Количество застрахованных и ССЧ в отчете РСВ-1

В отчете РСВ-1 на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже

Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указаны в разделе №6 (он заполняется на каждого).

Среднесписочная численность

Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями .

Численность в отчетах в органы статистики

В отчетах по формам П-4, П-5 и других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями . Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.

Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Для расчета налогов и статистики используется среднестатистическая численность работников, сокращенно — ССЧ. По своей сути ССЧ — это среднее количество работников организации за определенный период. В основном расчетным периодом служит календарный год. Форма сдачи отчетности по ССЧ утверждена Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@ .

Чтобы правильно посчитать ССЧ, нужно знать, сколько сотрудников в компании и каков характер их занятости. Порядок расчета ССЧ утвержден Приказом Росстата № 772 от 22 ноября 2017 г .

Как считать среднесписочную численность работников

ССЧ по итогу года считается по формуле: ССЧ год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12.

Для расчета ССЧ сотрудников за месяц сложите их ежедневное списочное количество и разделите полученное значение на количество календарных дней в конкретном месяце. При этом не забывайте, что в выходные и праздники ССЧ приравняется к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.

При расчете ССЧ следуйте правилам: сотрудник, работающий по трудовому договору, — это целая единица, даже если фактически он находится на больничном, в командировке или работает не полный день; в ССЧ не включаются работники, трудящиеся по договору ГПХ , принятые по совместительству, а также совладельцы компании, которым не платится в фирме зарплата. Сотрудники, не отработавшие полное рабочее время, считаются пропорционально времени, которые они отработали.

Пример. В ООО «Полис» следующие показатели ССЧ помесячно:

Январь — 1,

Февраль — 1,

Март — 3,

Апрель — 3,

Май — 5,

Июнь — 7,

Июль — 7,

Август — 5,

Сентябрь — 4,

Октябрь — 4,

Ноябрь — 4,

Декабрь — 4.

ССЧ по итогу года = (1 + 1 + 3 + 3 + 5 + 7 + 7 + 5 + 4 + 4 + 4 + 4) / 12 = 48 / 12 = 4.

Важно! С начала 2018 года все сотрудники, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, но продолжают работать неполный день или на дому, при этом сохраняя право на получение соцпособия, должны включаться в расчет ССЧ (п. 79.1 указаний Росстата №772).

ССЧ работников на неполном времени = ∑ (Отработанные за день часы работника / нормативную часовую продолжительность рабочего дня * число отработанных дней) / количество рабочих дней в месяце.

Пример. В ООО «Берег» три сотрудника в октябре работали неполные рабочие сутки:

один из них работал по 2 часа в день в течение 21 рабочего дня. Он учитывается ежедневно как 0,25 человека (2 часа отработал/ 8 часов по норме);

три работника отработали по 4 часа в день 15 и 10 рабочих дней. Они учитываются за как 0,5 человека (4/8).

ССЧ не полностью занятых работников = (0,25 x 21 + 0,5 x 15 + 0,5 x 10) / 22 рабочих дня в октябре = 0,81. Это значение компания учтет при определении ССЧ работников

Если сотрудник работает неполный день, и это полагается ему по закону, учитывайте его как сотрудника с полной занятостью.

Некоторые сотрудники не включаются в ССЧ:

женщины, которые были в отпуске в связи с беременностью и родами;
лица, которые были в отпуске по усыновлению новорожденного непосредственно из роддома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
работники, обучающиеся в учреждениях Министерства образования и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, а также собирающиеся поступать в эти учреждения;
работники, находившиеся в отпуске без содержания во время сдачи вступительных экзаменов.

Когда сдавать ССЧ

Подробно о датах сдачи сведений о ССЧ сотрудников указано в п.3 ст. 80 НК РФ и разъяснено письмами ФНС № 25-3-05/512 от 09.07.2007 и № ЧД-6-25/535 от 09.07.2007. Организации сдают отчет:

после своего открытия или реорганизации сдают ССЧ до 20 числа в том месяце, который следует за месяцем регистрации или реорганизации компании;
ежегодно подают сведения о ССЧ до 20 января за закончившийся календарный год;
по случаю ликвидации компании не позднее официальной даты закрытия.

Индивидуальные предприниматели:

ИП, у которых трудоустроены сотрудники, наряду со всеми организациями подают сведения о ССЧ до 20 января за закончившийся календарный год;
при завершении предпринимательской деятельности не позднее даты официального закрытия ИП;
ИП не сдают отчет по случаю своей регистрации, а также отчет ССЧ по итогу года, если нет сотрудников.

Штрафы по ССЧ

Если вы предоставите отчет о ССЧ организации не вовремя, вам грозит штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ (п.1 ст. 126 НК РФ). Директора компании как должностное лицо тоже привлекут к административной ответственности за задержку отчета или предоставление искаженных данных в соответствии ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ и наложат штраф от 300 до 500 рублей.

Ведите учет по сотрудникам и сдавайте отчеты по ССЧ в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения учета, расчета зарплаты и пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок утвержден приказами Росстата:

от 28.10.2013 № 428 — для применения за периоды 2015-2016 годов (в т. ч. для составления отчетности по численности для ИФНС за 2016 год);
от 26.10.2015 № 498 — для использования в 2017 году;
от 22.11.2017 № 772 — начиная с 2018 года.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (п. 79.7 указаний Росстата №772):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы, как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 772).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

О процедуре подачи сведений о среднесписочной численности в налоговую читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников» .

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 772).

внешние совместители;
работающие по договорам ГПХ;
собственники, не получающие в организации зарплату и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, с 2018 года , в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 772).

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 772):

Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0: 8 часов);
трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 человека (3,2: 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?» .

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. С 2018 года вступили в силу обновленные правила расчета среднесписочной численности сотрудников, утвержденные приказом Росстата № 772.

КАТЕГОРИИ